SECRETÁRIA EXECUTIVA


Cap.2


PERFIL DA PROFISSIONAL SECRETÁRIA NO MUNDO GLOBALlZADO
Novos Padrões de Competência

Tudo e todos se conectam, sem fronteiras, com velocidade e muito intercâmbio pessoal e profissional.
Nesse processo de globalização, falar do perfil da profissional secretária é tirar a fotografia do dia-a-dia empresarial.
A secretária moderna faz a conexão nesse processo globalizado quando:

• atua como o elo entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores;
• gerencia informações;
• administra processos de trabalho;
• prepara e organiza o "meio de campo" para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade.
Ao atuar como agente facilitadora, a profissional secretária vai revelando o seu desempenho na rede de relações interpessoais que administra. É nessa rede que imprimirá sua marca.
Sua percepção do ambiente, das pessoas, dos códigos ditos e daqueles implícitos na linguagem não verbal, o equilíbrio emocional, a visão da empresa como um todo, a criatividade na relação personalizada com o cliente, tudo isto facilitará o dia-a-dia com o executivo, colegas, clientes e fornecedores.

CONCEITO DE PROFISSIONALlSMO X EMPREGABILlDADE
No importante "time" que forma com seu(sua) executivo(a) ou executivos(as), sua polivalência é exercida. Segundo Joel Outra, renomado professor da USP e consultor de empresas, as organizações precisam hoje de dois tipos de profissionais:

• os que resolvem muito bem os problemas; e
• os que não deixam os problemas acontecerem.
Independentemente de os dois perfis serem necessários, terá mais valor aquele que não deixar o problema acontecer.
Esse é um campo em que a profissional pode expandir sua atuação. Ao mesclar competências técnicas e comportamentais, ela reúne o "fazer" e o "assessorar", escolhe ferramentas tecnológicas e exercita habilidades de relacionamento, comunicação, administração de conflitos, acompanhamento de objetivos e metas. Em resumo, exercita seu profissionalismo.

Fazendo uma analogia com os cinco pontos que Roberto Shinyashiki considera indispensáveis para o profissional campeão: velocidade, visão, polivalência, capacidade de realização, entender de gente, a secretária campeã também pode incorporar esses requisitos na sua atuação.

Ao fazer a comparação com velocidade, a imagem que mais evidencia a atividade da secretária é pensarmos num carro da fórmula 1, quando pára no pit stop. É nessa hora que a atuação tem de ser impecável em todos os detalhes e com o "tempo" necessário, para ajudar o "piloto" (no caso o empresário) a subi r no pódio da vitória.

Com relação à visão, é necessário que esteja sintonizada com as tendências do negócio da empresa em que trabalha, assim como com as transformações que ocorrem na sua profissão. Participar da sua entidade de classe, engajar-se, acompanhar a evolução do perfil no Brasil e no mundo é a forma de estar com o olho voltado para as mudanças e, principalmente, poder acompanhá-Ias.
A polivalência já foi bem exemplificada em vários detalhes do perfil. Capacidade de realização é uma área que pode ser aprimorada, com os conhecimentos de planejamento, organização e follow-up (este é um assunto da Parte 11). As empresas perdem muitos clientes e mercados porque não têm sistemas que monitorem objetivos e metas com a devida qualidade.
Já entender de gente é algo inerente a quem é agente facilitador.

É claro que todo esse leque de atuação exige muito estudo. Esse leque vai da formação específica nos cursos de Secretariado (cursos técnicos de "nível médio" e cursos superiores) aos cursos de reciclagem e desenvolvimento profissional e pessoal. Esse estudo deve estar aliado a uma postura permanente de aprender, com leituras, palestras, pesquisas via Internet, intercâmbios.
As opções hoje são ilimitadas.

Muitas profissionais secretárias atualmente freqüentam cursos de pós-graduação, MBA, cursos no exterior, além de participação em congressos e eventos da categoria e afins.

De forma qualitativa, a secretária está inserida no processo gerencial das empresas, como uma profissional vital, para trabalhar ao lado do poder decisório, otimizando resultados em times, projetos, virtualmente e nas múltiplas opções que o novo mercado de trabalho oferece a todos os profissionais.
Parafraseando Deepak Chopra, no Iivro As Sete Leis Espirituais do Sucesso:
A missão de todo ser humano está na postura permanente de colocar a serviço da humanidade os seus talentos e habilidades, em busca permanente de ser útil.
E essa é a missão da profissional secretária.

A POLIVALÊNCIA DA PROFISSÃO: DESAFIOS E RESPONSABILIDADES
Para entendermos as modificações pelas qual a profissão de secretariado vem passando, convém analisarmos o perfil do profissional de ontem – não importa em que função ele esteja – em comparação com as tendências da modernidade.
Os quadros 1, 2 e 3, adiante, ilustram e justificam as transformações do perfil de secretariado.

EXPLICANDO ESSA POLIVALÊNCIA
Entendendo essa polivalência como bem ilustram os quadros, o papel de secretariado foi transformando-se e hoje, a profissional secretária tornou-se:
¦ agente de resultados;
¦ agente facilitador;
¦ agente de qualidade; e
¦ agente de mudanças.
O que se entende por agentes?

Tomemos a definição que nos dá o Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa:
1- Que ou quem atua, opera, agencia;
2- que ou quem agencia negócios alheios;
3- pessoa ou algo que produz ou desencadeia ação ou efeito (...)
É exatamente esse o perfil da moderna secretária.
Para comprovar e analisar nossa visão, transcrevemos o olhar do mercado sob o ponto de vista de Gaudêncio Torquato que, no início da década de 90, já antevia a transformação pela qual passaria a profissão de secretariado.

Secretária como assessora

Um exercício dos mais estimulantes no campo organizacional é tentar estabelecer previsões sobre os cenários do amanhã. Procurando rastrear o território administrativo, coloco minha lupa, mais uma vez, sobre uma profissão que, inevitavelmente, tende a absorver mudanças e ganhar status no dia-a-dia das empresas. Trata-se da profissão de secretária, a quem atribuo importante função dentro do sistema de comunicação interna.

Desta forma, procuro imaginar um leque de novas responsabilidades para a secretária, dentro de um re-equacionamente das atividades administrativas rotineiras. Minha previsão é a de que a secretária tende assumir maiores responsabilidades na administração dos seus respectivos departamentos, passando a gerenciar as questões rotineiras e a assessorar os executivos, recebendo, para isso, maior soma de poderes decisórios. Em termos de novas funções, imagino, por exemplo. Que secretária seja a responsável pela coleta de dados, organização e planejamento do budget e planilhas de custos de alguns serviços, controle de despesas, organização e operacionalização do sistema de informações e banco de dados computadorizados, assessoria especial aos executivos para tomada de decisões sobre clima ambiental e reordenamento de estruturas, supervisão de serviços de terceiros prestados aos departamentos, etc.

Pela rápida amostragem da nova situação, percebe-se que teremos pela frente uma secretária-executiva, de alto nível, que funcionará efetivamente, como braço direito do executivo e não apenas como suporte da área administrativa, que parece ser sua atual configuração. Antevejo secretárias debruçando-se sobre planilhas, consultando mapas de computador, tirando listagens e conferindo posições para, logo em seguida, oferecer real posicionamento dos serviços.

E ninguém venha contra-argumentar que ela estará tirando funções de outro. Não. Ela estará, possivelmente, acelerando alguns serviços que outros departamentos executam e que chegam à mesa do executivo, tardiamente. E também estará criando novas tarefas, modernizando fluxos de papéis de seu departamento, dominando técnicas de informatização, fazendo fluir mais rapidamente o processo decisório. É evidente que ela continue com suas clássicas funções de arquivamento, digitação, expedição, follow-up, correspondência, atendimento e recepção. Mas terá auxiliares para essas tarefas que, mesmo assim, ganharão novas roupagens, pelo processamento informatizado das mensagens. A nova secretária cumprirá a missão de verdadeira executiva de serviços, despontando, então, como base de alavancagem de departamentos, setores, divisões, áreas.
As maiores responsabilidades darão à secretária forte poder decisório, ficando, sob sua alçada, aprovações rotineiras de serviços, dentro do orçamento departamental. Poderão efetuar contatos com outros níveis, operacionalizando com eficiência as comunicações horizontais e verticais. Os executivos, por sua vez, se libertarão de rotinas que tomam tempo e dão dor de cabeça, ampliando espaços para supervisão e controle de metas, aperfeiçoamento de sistemas operativos, coordenação de tarefas e acompanhamento do desempenho individual e grupal. As vantagens também se observarão ao nível de melhoria dos climas do ambiente de trabalho, na medida em que a secretária, com sua assessoria, indicará as posições adequadas e melhores soluções para melhoria do desempenho global.

Para escalar esse novo patamar, a secretária passará por uma formação mais completa, que incluirá cursos de técnicas de administração, planejamento, liderança, comunicação, informática, cultura e clima organizacional, além de conhecimentos específicos relacionados às respectivas áreas de atuação (vendas, marketing, finanças, etc.). Não se exigirá da nova secretária o domínio completo de conhecimentos abrangentes, mas as informações fundamentais para que possa atuar, com desenvoltura, seus novos desafios.

Tenho certeza de que todos se beneficiarão, pois uma secretária eficiente, com a proposta funcional descrita acima, promoverá uma dinâmica operacional que repercutirá no desempenho global das empresas. Para que isso aconteça, porém, é preciso, antes de mais nada, que as empresas deixem de tratar a secretária como categoria de segundo time. E que os executivos não a vejam como simples administradora do espaço físico do departamento.

Pode ser até que minha lupa tenha exagerado na leitura do futuro da secretária. Mas é preferível exagerar e abrir os conceitos, quando se acredita em sua exeqüibilidade, do que aceitar, passivamente, as situações atuais do universo organizacional. As secretárias, como em outras profissões, precisam ampliar fronteiras e efetuar novas descobertas. Precisam, para tanto, da compreensão dos seus executivos e do patrocínio das empresas.

Extraído do livro Cultura, Poder, Comunicação e Imagem. Ed. Pioneira.
Também corrobora com essa visão a pesquisa efetuada em 1996, que L. A.
Costacurta Junqueira transcreve em seu livro Gerente Total - como administrar com eficácia:
O que os executivos esperam da secretária
Em pesquisa recente com vinte executivos (diretores e superintendentes de empresas privadas), o IMVC - Instituto M. Vianna Costacurta procurou identificar os procedimentos e comportamentos que os executivos esperam de sua secretária. Eis os resultados:

A secretária deve sempre fazer algo mais do que foi solicitado. É o exercício do conceito de excelência. Dar apenas o que foi pedido não satisfaz mais o cliente. É preciso exceder.
O comportamento proativo, antecipatório às crises, é fundamental. Espera-se que a secretária pense no problema antes que ele aconteça.

Especialização nas lacunas de seu superior, isto é, a secretária deve ser ótima naquilo em que o executivo não é tão bom. Alguns exemplos: ter boa redação, compatível com a do executivo; ser simpática nos momentos em que este demonstrar irritabilidade; administrar conflitos, se o executivo não o faz; conhecer informática.

A delegação de tarefas deve ser solicitada pela secretária. "Será que eu poderia executar essa tarefa"? Seria possível tomar decisões que implicassem despesas até um determinado teto?"
Os executivos gostariam que a secretária não tivesse medo de errar. Entre fazer ou não fazer, que ela optasse predominantemente pela ação, não pela omissão. Outras virtudes apreciadas: saber dizer não, capacidade para resolver certos assuntos sem ter de chamar o executivo, deslocar o atendimento para outro dia, fazer os próprios interlocutores questionar suas urgências e assim por diante.

Ela precisa ter visão global da organização, saber quem faz o que, quem são os principais clientes, quais os planos a médio e longo prazo. Ao lado dessa cultura "organizacional', espera-se também que a secretária tenha boa cultura geral.
Deve também ser especialista em produtos finais e acabados, isto é, aqueles que estão prontos para a entrega, sem que o chefe precise ver ou conferir.

No escritório, deve restringir ao máximo os contatos relacionados a atividades sociais, familiares, não-profissionais. Os executivos, de modo geral, mostram-se ciumentos e exclusivistas.
Como se pode concluir do resultado da pesquisa, várias das expectativas dos executivos refletem uma mudança de perfil na função da secretária. Essa mudança passa por maior autonomia decisória, postura de assessora, mentalidade questionadora, enfim, implica maior autonomia de vôo.
Cabe à secretária a iniciativa da sua adaptação ao novo modelo comportamental, bem como discutir com seu executivo essas mudanças e sua aplicabilidade no seu dia-a-dia de trabalho.



Questões:

1) Assinale a alternativa correta:
( ) a) Segundo o prof. Joel Outra, os dois tipos de profissionais que terão sucesso no século XXI serão os que resolvem bem os problemas e os que dominam tecnologia.
( ) b) Segundo o Prof. Joel Outra, terão mais valor as profissionais que falem 3 idiomas e sejam especialistas.
( ) c) Segundo o Prof. Joel Outra, os profissionais que terão mais sucesso no século XXI serão os que resolvem muito bem os problemas e os que não deixam os problemas acontecerem.

2) Coloque F para Falso ou V para Verdadeiro:
( ) a) Os pontos da secretária campeã, segundo R. Shinyashiki, são inteligência, tecnologia, simpatia, organização.
( ) b) Os pontos da secretária campeã, segundo Roberto Shinyashiki, são diplomacia, velocidade, domínio de arquivo, simpatia.
( ) c) Os pontos da secretária campeã, segundo Roberto Shinyashiki, são velocidade, visão, polivalência, capacidade de realização, entender de gente.

3) Qual o autor que já antevia no início da década de 90 o perfil atual da secretária?
( ) a) Gaudêncio Torquato.
( ) b) Roberto Shinyashiki.
( ) c) Luiz Augusto Costacurta.

4) A citação "A secretária deve sempre fazer algo mais do que foi solicitado. É o exercício do conceito de excelência. Dar apenas o que foi pedido não satisfaz mais o cliente. É preciso exceder", faz parte das conclusões da pesquisa efetuada em 1996 por: ( ) a) Gaudêncio Torquato.
( ) b) lçami Tiba.
( ) c) L. A. Costacurta Junqueira.

5) Analise o quadro 2 - Perfil da profissional secretária - e escolha a resposta adequada:
Antes era digitação. Hoje, essa tarefa evoluiu para:
( ) a) digitalização;
( ) b) microfilmagem;
( ) c) coordenação do sistema de informação com o uso de rotinas automatizadas (editores de texto, agendas etc.).
Respostas no próximo capítulo

Respostas às questões do Capítulo 1:
1) b;
2) a) F, b) V, c) F, d) V, e) V;
3) b, c;
4) c;
5) c.


 

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