SECRETÁRIA EXECUTIVA
Cap.2
PERFIL DA PROFISSIONAL SECRETÁRIA NO MUNDO GLOBALlZADO
Novos Padrões de Competência
Tudo e todos se conectam, sem fronteiras, com velocidade
e muito intercâmbio pessoal e profissional.
Nesse processo de globalização, falar do perfil
da profissional secretária é tirar a fotografia
do dia-a-dia empresarial.
A secretária moderna faz a conexão nesse processo
globalizado quando:
• atua como o elo entre clientes internos e externos,
parceiros, fornecedores;
• gerencia informações;
• administra processos de trabalho;
• prepara e organiza o "meio de campo" para
que soluções e decisões sejam tomadas
com qualidade.
Ao atuar como agente facilitadora, a profissional secretária
vai revelando o seu desempenho na rede de relações
interpessoais que administra. É nessa rede que imprimirá
sua marca.
Sua percepção do ambiente, das pessoas, dos
códigos ditos e daqueles implícitos na linguagem
não verbal, o equilíbrio emocional, a visão
da empresa como um todo, a criatividade na relação
personalizada com o cliente, tudo isto facilitará
o dia-a-dia com o executivo, colegas, clientes e fornecedores.
CONCEITO DE PROFISSIONALlSMO X EMPREGABILlDADE
No importante "time" que forma com seu(sua) executivo(a)
ou executivos(as), sua polivalência é exercida.
Segundo Joel Outra, renomado professor da USP e consultor
de empresas, as organizações precisam hoje
de dois tipos de profissionais:
• os que resolvem muito bem os problemas; e
• os que não deixam os problemas acontecerem.
Independentemente de os dois perfis serem necessários,
terá mais valor aquele que não deixar o problema
acontecer.
Esse é um campo em que a profissional pode expandir
sua atuação. Ao mesclar competências
técnicas e comportamentais, ela reúne o "fazer"
e o "assessorar", escolhe ferramentas tecnológicas
e exercita habilidades de relacionamento, comunicação,
administração de conflitos, acompanhamento
de objetivos e metas. Em resumo, exercita seu profissionalismo.
Fazendo uma analogia com os cinco pontos que Roberto Shinyashiki
considera indispensáveis para o profissional campeão:
velocidade, visão, polivalência, capacidade
de realização, entender de gente, a secretária
campeã também pode incorporar esses requisitos
na sua atuação.
Ao fazer a comparação com velocidade, a imagem
que mais evidencia a atividade da secretária é
pensarmos num carro da fórmula 1, quando pára
no pit stop. É nessa hora que a atuação
tem de ser impecável em todos os detalhes e com o
"tempo" necessário, para ajudar o "piloto"
(no caso o empresário) a subi r no pódio da
vitória.
Com relação à visão, é
necessário que esteja sintonizada com as tendências
do negócio da empresa em que trabalha, assim como
com as transformações que ocorrem na sua profissão.
Participar da sua entidade de classe, engajar-se, acompanhar
a evolução do perfil no Brasil e no mundo
é a forma de estar com o olho voltado para as mudanças
e, principalmente, poder acompanhá-Ias.
A polivalência já foi bem exemplificada em
vários detalhes do perfil. Capacidade de realização
é uma área que pode ser aprimorada, com os
conhecimentos de planejamento, organização
e follow-up (este é um assunto da Parte 11). As empresas
perdem muitos clientes e mercados porque não têm
sistemas que monitorem objetivos e metas com a devida qualidade.
Já entender de gente é algo inerente a quem
é agente facilitador.
É claro que todo esse leque de atuação
exige muito estudo. Esse leque vai da formação
específica nos cursos de Secretariado (cursos técnicos
de "nível médio" e cursos superiores)
aos cursos de reciclagem e desenvolvimento profissional
e pessoal. Esse estudo deve estar aliado a uma postura permanente
de aprender, com leituras, palestras, pesquisas via Internet,
intercâmbios.
As opções hoje são ilimitadas.
Muitas profissionais secretárias atualmente freqüentam
cursos de pós-graduação, MBA, cursos
no exterior, além de participação em
congressos e eventos da categoria e afins.
De forma qualitativa, a secretária está inserida
no processo gerencial das empresas, como uma profissional
vital, para trabalhar ao lado do poder decisório,
otimizando resultados em times, projetos, virtualmente e
nas múltiplas opções que o novo mercado
de trabalho oferece a todos os profissionais.
Parafraseando Deepak Chopra, no Iivro As Sete Leis Espirituais
do Sucesso:
A missão de todo ser humano está na postura
permanente de colocar a serviço da humanidade os
seus talentos e habilidades, em busca permanente de ser
útil.
E essa é a missão da profissional secretária.
A POLIVALÊNCIA DA PROFISSÃO: DESAFIOS
E RESPONSABILIDADES
Para entendermos as modificações pelas qual
a profissão de secretariado vem passando, convém
analisarmos o perfil do profissional de ontem – não
importa em que função ele esteja – em
comparação com as tendências da modernidade.
Os quadros 1, 2 e 3, adiante, ilustram e justificam as transformações
do perfil de secretariado.
EXPLICANDO ESSA POLIVALÊNCIA
Entendendo essa polivalência como bem ilustram os
quadros, o papel de secretariado foi transformando-se e
hoje, a profissional secretária tornou-se:
¦ agente de resultados;
¦ agente facilitador;
¦ agente de qualidade; e
¦ agente de mudanças.
O que se entende por agentes?
Tomemos a definição que nos dá o Dicionário
Houaiss da Língua Portuguesa:
1- Que ou quem atua, opera, agencia;
2- que ou quem agencia negócios alheios;
3- pessoa ou algo que produz ou desencadeia ação
ou efeito (...)
É exatamente esse o perfil da moderna secretária.
Para comprovar e analisar nossa visão, transcrevemos
o olhar do mercado sob o ponto de vista de Gaudêncio
Torquato que, no início da década de 90, já
antevia a transformação pela qual passaria
a profissão de secretariado.
Secretária como assessora
Um exercício dos mais estimulantes no campo organizacional
é tentar estabelecer previsões sobre os cenários
do amanhã. Procurando rastrear o território
administrativo, coloco minha lupa, mais uma vez, sobre uma
profissão que, inevitavelmente, tende a absorver
mudanças e ganhar status no dia-a-dia das empresas.
Trata-se da profissão de secretária, a quem
atribuo importante função dentro do sistema
de comunicação interna.
Desta forma, procuro imaginar um leque de novas responsabilidades
para a secretária, dentro de um re-equacionamente
das atividades administrativas rotineiras. Minha previsão
é a de que a secretária tende assumir maiores
responsabilidades na administração dos seus
respectivos departamentos, passando a gerenciar as questões
rotineiras e a assessorar os executivos, recebendo, para
isso, maior soma de poderes decisórios. Em termos
de novas funções, imagino, por exemplo. Que
secretária seja a responsável pela coleta
de dados, organização e planejamento do budget
e planilhas de custos de alguns serviços, controle
de despesas, organização e operacionalização
do sistema de informações e banco de dados
computadorizados, assessoria especial aos executivos para
tomada de decisões sobre clima ambiental e reordenamento
de estruturas, supervisão de serviços de terceiros
prestados aos departamentos, etc.
Pela rápida amostragem da nova situação,
percebe-se que teremos pela frente uma secretária-executiva,
de alto nível, que funcionará efetivamente,
como braço direito do executivo e não apenas
como suporte da área administrativa, que parece ser
sua atual configuração. Antevejo secretárias
debruçando-se sobre planilhas, consultando mapas
de computador, tirando listagens e conferindo posições
para, logo em seguida, oferecer real posicionamento dos
serviços.
E ninguém venha contra-argumentar que ela estará
tirando funções de outro. Não. Ela
estará, possivelmente, acelerando alguns serviços
que outros departamentos executam e que chegam à
mesa do executivo, tardiamente. E também estará
criando novas tarefas, modernizando fluxos de papéis
de seu departamento, dominando técnicas de informatização,
fazendo fluir mais rapidamente o processo decisório.
É evidente que ela continue com suas clássicas
funções de arquivamento, digitação,
expedição, follow-up, correspondência,
atendimento e recepção. Mas terá auxiliares
para essas tarefas que, mesmo assim, ganharão novas
roupagens, pelo processamento informatizado das mensagens.
A nova secretária cumprirá a missão
de verdadeira executiva de serviços, despontando,
então, como base de alavancagem de departamentos,
setores, divisões, áreas.
As maiores responsabilidades darão à secretária
forte poder decisório, ficando, sob sua alçada,
aprovações rotineiras de serviços,
dentro do orçamento departamental. Poderão
efetuar contatos com outros níveis, operacionalizando
com eficiência as comunicações horizontais
e verticais. Os executivos, por sua vez, se libertarão
de rotinas que tomam tempo e dão dor de cabeça,
ampliando espaços para supervisão e controle
de metas, aperfeiçoamento de sistemas operativos,
coordenação de tarefas e acompanhamento do
desempenho individual e grupal. As vantagens também
se observarão ao nível de melhoria dos climas
do ambiente de trabalho, na medida em que a secretária,
com sua assessoria, indicará as posições
adequadas e melhores soluções para melhoria
do desempenho global.
Para escalar esse novo patamar, a secretária passará
por uma formação mais completa, que incluirá
cursos de técnicas de administração,
planejamento, liderança, comunicação,
informática, cultura e clima organizacional, além
de conhecimentos específicos relacionados às
respectivas áreas de atuação (vendas,
marketing, finanças, etc.). Não se exigirá
da nova secretária o domínio completo de conhecimentos
abrangentes, mas as informações fundamentais
para que possa atuar, com desenvoltura, seus novos desafios.
Tenho certeza de que todos se beneficiarão, pois
uma secretária eficiente, com a proposta funcional
descrita acima, promoverá uma dinâmica operacional
que repercutirá no desempenho global das empresas.
Para que isso aconteça, porém, é preciso,
antes de mais nada, que as empresas deixem de tratar a secretária
como categoria de segundo time. E que os executivos não
a vejam como simples administradora do espaço físico
do departamento.
Pode ser até que minha lupa tenha exagerado na leitura
do futuro da secretária. Mas é preferível
exagerar e abrir os conceitos, quando se acredita em sua
exeqüibilidade, do que aceitar, passivamente, as situações
atuais do universo organizacional. As secretárias,
como em outras profissões, precisam ampliar fronteiras
e efetuar novas descobertas. Precisam, para tanto, da compreensão
dos seus executivos e do patrocínio das empresas.
Extraído do livro Cultura, Poder, Comunicação
e Imagem. Ed. Pioneira.
Também corrobora com essa visão a pesquisa
efetuada em 1996, que L. A.
Costacurta Junqueira transcreve em seu livro Gerente Total
- como administrar com eficácia:
O que os executivos esperam da secretária
Em pesquisa recente com vinte executivos (diretores e superintendentes
de empresas privadas), o IMVC - Instituto M. Vianna Costacurta
procurou identificar os procedimentos e comportamentos que
os executivos esperam de sua secretária. Eis os resultados:
A secretária deve sempre fazer algo mais do que foi
solicitado. É o exercício do conceito de excelência.
Dar apenas o que foi pedido não satisfaz mais o cliente.
É preciso exceder.
O comportamento proativo, antecipatório às
crises, é fundamental. Espera-se que a secretária
pense no problema antes que ele aconteça.
Especialização nas lacunas de seu superior,
isto é, a secretária deve ser ótima
naquilo em que o executivo não é tão
bom. Alguns exemplos: ter boa redação, compatível
com a do executivo; ser simpática nos momentos em
que este demonstrar irritabilidade; administrar conflitos,
se o executivo não o faz; conhecer informática.
A delegação de tarefas deve ser solicitada
pela secretária. "Será que eu poderia
executar essa tarefa"? Seria possível tomar
decisões que implicassem despesas até um determinado
teto?"
Os executivos gostariam que a secretária não
tivesse medo de errar. Entre fazer ou não fazer,
que ela optasse predominantemente pela ação,
não pela omissão. Outras virtudes apreciadas:
saber dizer não, capacidade para resolver certos
assuntos sem ter de chamar o executivo, deslocar o atendimento
para outro dia, fazer os próprios interlocutores
questionar suas urgências e assim por diante.
Ela precisa ter visão global da organização,
saber quem faz o que, quem são os principais clientes,
quais os planos a médio e longo prazo. Ao lado dessa
cultura "organizacional', espera-se também que
a secretária tenha boa cultura geral.
Deve também ser especialista em produtos finais e
acabados, isto é, aqueles que estão prontos
para a entrega, sem que o chefe precise ver ou conferir.
No escritório, deve restringir ao máximo os
contatos relacionados a atividades sociais, familiares,
não-profissionais. Os executivos, de modo geral,
mostram-se ciumentos e exclusivistas.
Como se pode concluir do resultado da pesquisa, várias
das expectativas dos executivos refletem uma mudança
de perfil na função da secretária.
Essa mudança passa por maior autonomia decisória,
postura de assessora, mentalidade questionadora, enfim,
implica maior autonomia de vôo.
Cabe à secretária a iniciativa da sua adaptação
ao novo modelo comportamental, bem como discutir com seu
executivo essas mudanças e sua aplicabilidade no
seu dia-a-dia de trabalho.
Questões:
1) Assinale a alternativa correta:
( ) a) Segundo o prof. Joel Outra, os dois tipos de profissionais
que terão sucesso no século XXI serão
os que resolvem bem os problemas e os que dominam tecnologia.
( ) b) Segundo o Prof. Joel Outra, terão mais valor
as profissionais que falem 3 idiomas e sejam especialistas.
( ) c) Segundo o Prof. Joel Outra, os profissionais que
terão mais sucesso no século XXI serão
os que resolvem muito bem os problemas e os que não
deixam os problemas acontecerem.
2) Coloque F para Falso ou V para Verdadeiro:
( ) a) Os pontos da secretária campeã, segundo
R. Shinyashiki, são inteligência, tecnologia,
simpatia, organização.
( ) b) Os pontos da secretária campeã, segundo
Roberto Shinyashiki, são diplomacia, velocidade,
domínio de arquivo, simpatia.
( ) c) Os pontos da secretária campeã, segundo
Roberto Shinyashiki, são velocidade, visão,
polivalência, capacidade de realização,
entender de gente.
3) Qual o autor que já antevia no início
da década de 90 o perfil atual da secretária?
( ) a) Gaudêncio Torquato.
( ) b) Roberto Shinyashiki.
( ) c) Luiz Augusto Costacurta.
4) A citação "A secretária deve
sempre fazer algo mais do que foi solicitado. É o
exercício do conceito de excelência. Dar apenas
o que foi pedido não satisfaz mais o cliente. É
preciso exceder", faz parte das conclusões da
pesquisa efetuada em 1996 por: ( ) a) Gaudêncio Torquato.
( ) b) lçami Tiba.
( ) c) L. A. Costacurta Junqueira.
5) Analise o quadro 2 - Perfil da profissional secretária
- e escolha a resposta adequada:
Antes era digitação. Hoje, essa tarefa evoluiu
para:
( ) a) digitalização;
( ) b) microfilmagem;
( ) c) coordenação do sistema de informação
com o uso de rotinas automatizadas (editores de texto, agendas
etc.).
Respostas no próximo capítulo
Respostas às questões do Capítulo
1:
1) b;
2) a) F, b) V, c) F, d) V, e) V;
3) b, c;
4) c;
5) c.
