O PERFIL DA SECRETÁRIA MODERNA
por Roberto Shinyashiki
Muitas empresas organizam festas, os chefes
dão os parabéns pela data e, inevitavelmente,
as flores. Porém, precisamos refletir sobre qual
o melhor presente que as secretárias merecem e precisam.
Hoje, nos Estados Unidos, muitas profissionais que antigamente
exerceriam esse trabalho pedem para não serem chamadas
de secretárias, porque ficam preocupadas de serem
estigmatizadas com profissionais ultrapassadas. A profissão
esta ultrapassada? Não! Mais do que nunca precisamos
de alguém para nos ajudar a multiplicar o nosso tempo.
Para refletir sobre o melhor presente que um chefe pode
dar à sua secretaria temos de compreender quais as
competências que são exigidas delas. Cada vez
mais, as secretárias têm de manter postura
pró-ativa, executando ações eficientes
e em tempo real, pensando junto ou até antes dos
executivos que assessoram. É fundamental que conheçam
os desafios dos diretores e tenham conteúdo de informações
que lhes permita dialogar, propor, ponderar, antecipar-se
e apresentar soluções em vez de problemas.
Ao refletir sobre o papel da secretária, lembrei-me
das instrumentadoras cirúrgicas, com as quais convivi
no inicio da minha carreira de médico, na qual ingressei
pela cirurgia antes de me tornar psiquiatra e administrador
de empresas.
Naquela época, existiam dois tipos de instrumentadora
competentes: a que sabia reagir rapidamente à solicitação
do cirurgião; e a que estudava e se capacitava de
maneira a saber quais eram os desafios que o médico
estava enfrentando. Então, quando o cirurgião
pedia determinado instrumento, ela não precisava
ter o reflexo rápido porque o estava acompanhando
em tal grau de sutileza que, antes mesmo da solicitação,
o material já estava pronto para ser utilizado. A
instrumentadora competente já sabia os próximos
passos do ato cirúrgico, para poder antecipar-se
às necessidades do médico.
A secretária moderna
Da mesma forma é a secretária moderna. Cada
vez mais, está-se tornando uma profissional capaz
de pensar estrategicamente e não ser uma cumpridora
eficiente e rápida de ordens e solicitações.
A secretária tem-se colocado em um novo patamar,
no qual consegue compreender a dinâmica de todos os
projetos com os quais o executivo esteja comprometido. Ela
simplesmente não pode mais limitar-se a cursos de
relacionamento humano e informática; precisa agregar
conhecimento por meio da educação continuada,
como em MBA e outras alternativas de extensão universitária,
pois assim terá cada vez mais condições
de estabelecer sinergia com o executivo que assessora, pensando
nos objetivos da empresa.
Os novos desafios que se colocam à carreira de secretária
são os mesmos, a rigor, que devem ser enfrentados
e vencidos por profissionais de todas as áreas e
carreiras. O exemplo das secretárias é muito
oportuno, não só pela tradicional comemoração
de seu dia, como — e principalmente — pelo fato
de essas profissionais demonstrarem, cada vez mais, entenderem
a realidade contemporânea do trabalho e as exigências
impostas aos que desejam construir carreiras vitoriosas.
Concluindo, o melhor presente para a sua secretária
é a oportunidade de participar dos mesmos cursos
de que você participa, porque o conhecimento é
a arma mais importante para um profissional de verdade conseguir
superar os seus desafios. Com o conhecimento aprimorado,
ela poderá trabalhar de forma cada vez melhor na
direção dos objetivos de seu setor e da empresa.
Resumindo: o conhecimento é o melhor presente. Ah!
Finalmente, não esqueça de agradecer a ela
todo o esforço no dia-a-dia, vital para o cumprimento
de metas. E dê as flores, porque todas as mulheres
adoram.
Roberto Shinyashiki é
médico psiquiatra, com especialização
em Administração de Empresas (MBA USP), é
consultor organizacional, palestrante e autor de 9 livros,
entre eles, Sem Medo de Vencer, Os Donos do Futuro e o novo
Você: A Alma do Negócio.
Disponível no site: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_artigos.htm,
consulta em 19/Jan/08.
